AVG

Privacy verklaring

Privacyverklaring Amateur Bierbrouwersvereniging De Roerstok te Tilburg.

Algemeen:
Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels van de nieuwe verordeningen houden. Dat geldt zowel voor het bewaren van digitale bestanden, als voor papieren bestanden in een map. Deze bestanden moeten zodanig worden opgeborgen, zonder dat vreemden daar bij kunnen.

Nagegaan dient te worden welke persoonsgegevens worden verzameld en waar en hoe die worden bewaard. Ook een hobbyvereniging als De Roerstok is verplicht te inventariseren wat zij vastleggen en ook hoe en waarom zij dat doet.

Van belang is dat alle betrokkenen toestemming geven voor het gebruik van hun persoonsgegevens. De betrokkenen dienen ook te weten dat hun gegevens worden verwerkt en waarom. Zij hebben ook het recht die gegevens in te zien en aan te (laten) passen.

Verenigingen als De Roerstok, dienen op grond van deze verordening ook vast te leggen wie verantwoordelijk is voor de data, aan wie informatie wordt verschaft, op welke computer die zijn opgeslagen en op welke wijze deze worden beschermd tegen virussen en hacken.

Elke organisatie die persoonsgegevens opslaat, is verplicht datalekken binnen 72 uur na ontdekking te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is in het algemeen het gevolg van een beveiligingsprobleem, zoals uitgelekte computerbestanden, een gestolen geprinte ledenlijst, cyberaanvallen, verkeerd verzonden e-mail, gestolen laptops, afgedankte niet schoongemaakte computers en verloren usb-sticks.

Uitwerking voor De Roerstok:
"De Roerstok" is een vereniging van amateur bierbrouwers (kvk 40259751) met Tilburg als thuisbasis, maar met leden uit het hele land (en buitenland). De vereniging is in 1984 opgericht, en heeft tot doel het amateur bierbrouwen te bevorderen. Dit doet de Roerstok o.a. door het organiseren van verschillende activiteiten; zo wordt er 10 keer per jaar een clubblad uitgegeven en een clubavond georganiseerd. Ook organiseert de club elk jaar een clubkampioenschap, en dagen waarop er gezamenlijk gebrouwen wordt. Verder geeft de club om de paar maanden een brouwcursus. Verdere informatie over onze vereniging en over het bierbrouwen kun je vinden op de vele pagina's van onze website.

Persoonsgegevens die door De Roerstok worden verwerkt.
Voor het verrichten van bovenstaande diensten, verwerkt De Roerstok persoonsgegevens van alle leden en donateurs die van bovenstaande diensten gebruik maken of daar medewerking aan verlenen.
Deze gegevens zijn door deze betrokkenen aan ons verstrekt en bestaan voor leden, donateurs en brouwcursisten (inclusief een halfjaar lidmaatschap) uit:

Voor- en achternaam;
Geboortedatum (i.v.m. minimumleeftijd van 18 jaar);
Geslacht;
Adresgegevens;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Foto’s die worden genomen tijdens clubavonden, cursussen, excursies en andere activiteiten van onze vereniging.

En indien van toepassing:

De functie die men bij De Roerstok bekleed;
Het IBAN-nummer van de bankrekening van de leden en donateurs waarvan de contributie d.m.v. automatische incasso wordt afgeschreven.

Waarvoor zijn deze gegevens nodig:
De Roerstok verwerkt deze gegevens voor de volgende doelen:

Het versturen van het clubblad;
Het afhandelen van betalingen;
Het geven van informatie over onze diensten (nieuwsflits);
Het geven van inzage in het ledenbestand door de leden;
Overleg met leden en donateurs over hun taken t.b.v. De Roerstok.
Overleg met de verwerker op welke wijze diensten voor De Roerstok moeten worden uitgevoerd;
Het genereren van statistieken, zoals analyses van aantallen en duur van het bezoek aan de Roerstok-website en ontwikkelingen in leden- en donateursopbouw.

Bewaartermijn van de gegevens:
De Roerstok zal deze persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is om bovenstaande doelen te realiseren. Na beëindiging van het lidmaatschap of het donateurschap zullen alle gegevens van het ex-lid c.q. van de ex-donateur verwijderd worden.

Gegevens delen met derden:
De Roerstok zal deze gegevens niet aan derden verstrekken.

Beheer van gegevens:
Genoemde gegevens worden verkregen via onze website https://www.roerstok.nl. Met de firma Creagraphy in Hoofddorp is een verwerkersovereenkomst gesloten, waarin de privacy van de leden van De Roerstok worden beschermd. Creagraphy is ook de beheerder van de website. De Roerstoksite maakt geen gebruik van cookies. Aanvullende financiële gegevens (incassomachtigingen) worden bewaard in digitale bestanden bij de financiële administratie, die softwarematig worden beveiligd door middel van een virusscanner en firewall.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:
Betrokkenen hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Daartoe dient een schriftelijk verzoek tot inzage, correctie of verwijdering te worden gezonden aan het secretariaat van De Roerstok. Ter bescherming van de privacy dient, voordat aan het betreffende verzoek kan worden voldaan, aan de hand van wettelijke documenten, de identiteit van de verzoeker vastgesteld te worden.

Beveiliging:
De Roerstok neemt de bescherming van de haar ter beschikking gestelde persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien bij betrokkenen het vermoeden bestaat dat de persoonsgegevens onvoldoende zijn beveiligd of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, dienen zij direct contact op te nemen met het secretariaat van De Roerstok.

Gevolgen voor het niet verstrekken van genoemde persoonsgegevens:
Indien bovengenoemde gegevens niet ter beschikking worden gesteld kan men geen lid of donateur worden, c.q. geen brouwcursus volgen.

Tilburg, 18 oktober 2018.

Amateur Bierbrouwersvereniging De Roerstok
E-mail: info@roerstok.nl
Website: https://www.roerstok.nl